Nota fiscal para vender online: guia completo

Emitir nota fiscal é um dos processos que mais estão presentes no dia a dia do empreendedor de e-commerce. Para vender online, emitir nota fiscal se faz necessário, muitas vezes até no caso do empreendedor mei, que mesmo sem obrigatoriedade é um ponto positivo para a experiência do cliente. Neste artigo, vamos entender o que é a nota fiscal, como emitir e também entender as diferenças entre os tipos de nota fiscal existentes. Confira!

O que é nota fiscal? Um documento que comprova a realização de uma venda ou a prestação de serviços. Isso é a nota fiscal, uma forma de as empresas esclarecerem os impostos incidentes sobre as operações realizadas, facilitando a fiscalização das autoridades responsáveis. Não emitir a nota fiscal é considerado sonegação fiscal, um crime que traz consequências danosas ao empreendimento.

Quem deve emitir notas fiscais? A emissão desses comprovantes fiscais é uma prática obrigatória, prevista na Lei Nº 8.846/94. Por isso, é importante fazer a emissão do documento obrigatório sempre no momento da operação de venda ou prestação de serviço. De modo geral, qualquer tipo de empresa que comercializa produto ou serviço deve emitir nota fiscal. A emissão de documentos fiscais é obrigatória para negócios que contribuem para o ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços) ou para o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).Já para os enquadrados no regime Simples Nacional ou MEI (Microempreendedor Individual) essa ação é dispensada.

Por que emitir notas fiscais para vender online? A nota fiscal comprova a legalidade das operações realizadas, a regularização dos tributos destinados ao governo e a legalidade das mercadorias. Esses benefícios são essenciais para a credibilidade do negócio, afinal, esse tipo de documento assegura a boa qualidade dos itens e a garantia do produto. Além do mais, emitir notas fiscais pode servir para atrair mais clientes e reforçar a confiança dos investidores. Também vale salientar que emitir notas fiscais é importante para não colocar a empresa em maus lençóis — quem faz sonegação de impostos pode ser enquadrado em diversos crimes da legislação brasileira, trazendo multas e até mesmo o término da companhia. A Nota Fiscal é ainda um comprovante de compra e que ajuda o consumidor a requisitar serviços como garantia ou, até mesmo, em casos de troca ou devolução de mercadorias. Além do mais, por meio desse documento, é possível ter maior controle de entrada e saída, além dos impostos pagos e dos valores pagos pelos clientes, entre outras informações contábeis.

Quais os tipos de notas fiscais? Os tipos de notas fiscais são:

• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

  • NF-e Complementar

  • NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)

  • NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor)

• DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica)

• CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

Principais modelos de documentos fiscais

• Nota Fiscal (Modelos 1 ou 1-A): Utilizada por todos os contribuintes sujeitos à legislação do IPI e do ICMS.

• Nota Fiscal de Venda a Consumidor (Modelo 2): Documento emitido para o cliente que adquire a mercadoria ou o serviço.

• Nota Fiscal de Produtor (Modelo 4): Utilizada para comprovar as operações rurais e trazer benefícios para os produtores.

• Nota Fiscal de Energia Elétrica (Modelo 6): Tem como objetivo tratar as operações de distribuidoras de energia elétrica.

• Nota Fiscal de Serviço de Transporte (Modelo 7): Utilizada em todos os tipos de transporte: de pessoas e de mercadorias.

• Nota Fiscal de Serviço de Comunicação (Modelo 21): Emitida por empresas de comunicação de qualquer meio.

• Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações (Modelo 22): Destinada aos serviços de telecomunicação, como emissoras de rádio.

Principais modelos de Notas Fiscais Eletrônicas Muito se engana quem pensa que só existe um modelo e formato de nota fiscal. Seguem os principais modelos e suas especificações:

Nota Fiscal Eletrônica (NFe) Documento eletrônico emitido por todas as empresas que comercializam produtos e serviços. Nota Fiscal ComplementarServe para acrescentar dados e valores que não foram registrados no documento original, como um acréscimo durante uma exportação.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) É destinada para empresas que prestam serviços, como assistências técnicas, hotéis e transportadoras.

Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e) Voltada para o consumidor final. É o documento substituto da nota fiscal modelo 2.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) Tem como função registrar as operações de transporte de cargas realizadas no Brasil.

DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica)

Documento impresso ou eletrônico que tem as principais informações da NFe. É ideal para o acompanhar o transporte da mercadoria.Nota Fiscal Eletrônica modelo que surgiu para substituir a versão impressa Implementada no Brasil em 2006, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) veio para substituir a tradicional nota fiscal impressa no papel. O objetivo era centralizar as informações tributárias e facilitar o trabalho dos órgãos responsáveis. A emissão obrigatória da Nota Fiscal eletrônica trouxe mudanças significativas e inúmeros benefícios para as relações comerciais de todo o Brasil, já que reduz custos e processos burocráticos.

O que é Nota Fiscal eletrônica? Assim como a Nota Fiscal impressa, o modelo eletrônico (NF-e) serve para comprovar e formalizar a venda de produtos e serviços, tanto no ambiente físico quanto no digital. Ela registra as operações tributárias para facilitar a fiscalização das transações que envolvem a empresa, o comprador e o órgão público. A NF-e tem validade jurídica, pois é assegurada por uma assinatura digital da empresa emitente e pela autorização da administração tributária do estado responsável. Por isso, é possível utilizar o documento eletrônico como recibo e para recolhimento de impostos.

Quais os benefícios da NF-e? As empresas, os clientes e até o Fisco se beneficiaram com a migração das notas para o ambiente digital:

• Para a empresa (que compra ou vende):

Diminuição dos gastos de armazenagem de documentos fiscais; Redução dos custos de envio do documento fiscal; Simplificação da escrituração fiscal e contábil; Diminuição de erros de digitação e trabalhos manuais; Otimização do planejamento logístico; Implementação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

• Para o cliente:

Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias. Redução do consumo e do desperdício de papel; Padronização dos processos que envolvem o comércio e o cliente; Incentivo ao comércio eletrônico.

• Para o Fisco:

Mais segurança nas informações das Notas Fiscais; Otimização dos processos de controle fiscal; Compartilhamento de informações entre os Fiscos; Diminuição da sonegação. Existem tipos de notas fiscais eletrônicas para cada objetivo de negócio

Nota Fiscal eletrônica (NF-e) É o tipo mais comum, utilizado por lojas físicas e e-commerces que vendem produtos atribuídos ao Imposto de Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). A validade jurídica do documento é assegurada pela assinatura digital.

Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) Criada com o intuito de substituir a Declaração de Serviço, a NFS-e é destinada à prestação de serviços de qualquer natureza, como clínicas médicas, veterinárias, escolas e academias. Por isso, esse documento fiscal está diretamente ligado ao Imposto sobre Serviços (ISS).

Nota fiscal de Consumidor eletrônica (NFC-e) Esse modelo de é uma alternativa para substituir os tradicionais cupons fiscais usados no varejo. O documento reduz custos de obrigações acessórias aos contribuintes, aprimora o controle fiscal e comprova o que foi adquirido pelo consumidor. Além disso, a NFC-e reduz gastos e proporciona mais agilidade aos processos.

Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) Criada em 2013, a Nota Fiscal de Transporte eletrônico é específica para os serviços de transporte rodoviário de cargas. O uso do documento tem como objetivo reduzir faturas e pagamentos duplicados, eliminando dados equivocados e divergências entre o que consta nas notas e os produtos transportadores. Para emitir a NF-e e outros documentos você precisa de um Certificado Digital O Certificado Digital é um documento de autenticação de validade jurídica e fiscal e com ele é possível emitir Nota Fiscal Eletrônica, Nota Fiscal de Serviços Eletrônica e Nota Fiscal do Consumidor.Conheça os dois modelos de Certificado Digital A3 e o A1. Como você pode contar com o Bling para emitir sua nota fiscal? Através do Bling é possível emitir a sua nota fiscal de maneira automatizada rapidamente. Assim que a venda é efetivada, os dados do comprador já são inseridos no documento que passa a ser emitido para seguir junto ao produto na logística de entrega. A grande vantagem, é que além de emitir as notas fiscais, também integra os setores do negócio, como estoque, cadastro, envia as notas fiscais diretamente para clientes e também acelera rotinas da empresa, como fluxo de caixa, integrações de venda aos marketplaces entre outros benefícios. O Bling é um sistema ERP especializado na emissão de notas fiscais de forma fácil e rápida, emitindo as principais modalidades de NF para mais de 600 cidades brasileiras. E pode-se entender as diferenças entre os estados e regiões, como é o caso da nota fiscal paulista. Como consultar uma nota fiscal? Para consultar uma nota fiscal, basta acessar o portal da Nota Fiscal Eletrônica e inserir a chave de acesso de 44 dígitos recebida com o DANFE, valide o captcha e pressione “Continuar”. A nota será exibida pelo site.

Conclusão

Emitir notas é um processo necessário e importante para as vendas no e-commerce. Pensar na gestão de maneira integrada facilita esse processo e também demonstra organização perante o cliente e deixa o negócio em dia com a Receita Federal. Entender as especificidades de cada nota fiscal, seus modelos e tipos, é fundamental para que os serviços ou produtos sejam encaminhados com segurança e eficiência.